ΣΥΣΤΑΣΗ Αρ. 1/09
Προς τη Γενική Διευθύντρια του Υπουργείου Παιδείας και Πολιτισμού
Που εκδίδεται από την Επίτροπο σύμφωνα με το άρθρο 23(γ)
του περί Επεξεργασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα
(Προστασία του Ατόμου) Νόμου του 2001 (Ν.138(Ι)/2001)
Θέμα: Αρχείο Παγκύπριων εξετάσεων για τα Ανώτερα και τα Ανώτατα
Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Κύπρου και της Ελλάδας
Σε επιστολή της Γενικής Διευθύντριας του Υπουργείου Παιδείας και Πολιτισμού (το Υπουργείο) με αριθμό φακέλου 12.10.05/5 και ημερομηνία 14/11/2008, αναφορικά με το πιο πάνω θέμα και συγκεκριμένα στην έκτη παράγραφο της δεύτερης σελίδας αυτής αναφέρονται τα εξής:
«Περί τα τέλη Ιουνίου η Υπηρεσία Εξετάσεων ανακοινώνει τα αποτελέσματα των Παγκύπριων Εξετάσεων και την κατανομή των θέσεων στα Ανώτερα και Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Κύπρου, με τον κωδικό αριθμό του κάθε υποψηφίου. Ταυτόχρονα αποστέλλει ξεχωριστά κατάλογο των επιτυχόντων στο Πανεπιστήμιο Κύπρου, στο Τεχνολογικό Πανεπιστήμιο, στο Ανώτερο Ξενοδοχειακό Ινστιτούτο και στο Υπουργείο Άμυνας για σκοπούς εγγραφής των νεοεισερχομένων φοιτητών. Επίσης στέλλει κατάλογο στον Οργανισμό Νεολαίας Κύπρου για σκοπούς έκδοσης της φοιτητικής ταυτότητας/ Κάρτας Νέων <25».
Λαμβάνοντας υπόψη ότι:
1. Η συλλογή, κοινοποίηση και επεξεργασία δεδομένων τα οποία αφορούν υποψήφιους που έχουν πετύχει στις εξετάσεις για εισαγωγή στα Ανώτερα και στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Κύπρου συνιστά επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του Νόμου 138(Ι)/2001 (εφεξής ο Νόμος) και πρέπει να πραγματοποιείται σύμφωνα με τις πρόνοιες του Νόμου αυτού.
2.1. Σύμφωνα με την επιστολή της Γενικής Διευθύντριας του Υπουργείου με αριθμό φακέλου 12.6.05 και ημερομηνία 03/09/2002, που αφορούσε τη Γνωστοποίηση σύστασης και λειτουργίας του αρχείου που περιλαμβάνει τα αποτελέσματα των εισαγωγικών εξετάσεων, υπεύθυνος επεξεργασίας του αρχείου αυτού είναι ο Διευθυντής Ανώτερης και Ανώτατης Εκπαίδευσης του Υπουργείου.
2.2. Σύμφωνα με την ίδια επιστολή, σκοπός της σύστασης και της λειτουργίας του αρχείου αυτού είναι η διεξαγωγή εισαγωγικών εξετάσεων για εισδοχή στα Ανώτερα και Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα (ΑΕΕΙ) της Κύπρου και της Ελλάδας και η κατανομή των θέσεων στους υποψηφίους σύμφωνα με το Νόμο 180(Ι)/200.
2.3. Για το σκοπό αυτό τα αποτελέσματα των εισαγωγικών εξετάσεων με τα ονόματα των επιτυχόντων, σύμφωνα με την ίδια επιστολή, κοινοποιούνται στα Τμήματα και σχολές των ΑΑΕΙ της Κύπρου.
2.4. Οι δισκέτες με τα προσωπικά δεδομένα των υποψηφίων και τα αποτελέσματα των εισαγωγικών εξετάσεων φυλάσσονται στην Υπηρεσία Εξετάσεων με ευθύνη του Διευθυντή Ανώτερης και Ανώτατης Εκπαίδευσης.
3.1. Μέχρι τη λήψη της επιστολής της Γενικής Διευθύντριας του Υπουργείου με ημερομηνία 14/11/2008, δεν έχει υποβληθεί στο Γραφείο μου οποιαδήποτε μεταβολή των
στοιχείων που περιλαμβάνονται στην εν λόγω Γνωστοποίηση, σύμφωνα με τις πρόνοιες του άρθρου 7(4) του Νόμου καθώς και της σχετικής Εγκυκλίου μου με ημερομηνία 22 Αυγούστου 2008.
3.2. Με την πιο πάνω επιστολή ορίζονται υπεύθυνος επεξεργασίας του αρχείου λειτουργός της Ανώτερης και Ανώτατης Εκπαίδευσης και λειτουργός της Διεύθυνσης Μέσης Εκπαίδευσης.
4. Σύμφωνα με το άρθρο 4(1)(β) του Νόμου ο υπεύθυνος επεξεργασίας του εν λόγω αρχείου έχει υποχρέωση να διασφαλίζει ότι τα προσωπικά δεδομένα:
«συλλέγονται για προσδιορισμένους σαφείς και νόμιμους σκοπούς και δεν υφίστανται μεταγενέστερη επεξεργασία ασυμβίβαστη με τους σκοπούς αυτούς».
5.1. Στην επιστολή της Γενικής Διευθύντριας αναφέρεται επίσης ότι η Υπηρεσία Εξετάσεων στέλλει κατάλογο των επιτυχόντων στις εξετάσεις για εισαγωγή στα Ανώτερα και στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Κύπρου στον Οργανισμό Νεολαίας για σκοπούς έκδοσης της φοιτητικής ταυτότητας/ κάρτας νέων <25.
5.2. Σύμφωνα με το Νόμο 138(Ι)/2001 ο υπεύθυνος επεξεργασίας είναι το πρόσωπο που αποφασίζει τους τρόπους επεξεργασίας, που περιλαμβάνουν και την κοινοποίηση προσωπικών δεδομένων και η Υπηρεσία Εξετάσεων του Υπουργείου δεν έχει οριστεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας.
5.3 Υπεύθυνος επεξεργασίας για το σχετικό αρχείο ήταν μέχρι τις 14/01/2008 ο Διευθυντής Ανώτερης και Ανώτατης Εκπαίδευσης, μετά δε την ημερομηνία αυτή λειτουργός της Διεύθυνσης Ανώτερης και Ανώτατης Εκπαίδευσης και λειτουργός της Διεύθυνσης Μέσης Εκπαίδευσης.
5.4 Συνεπώς με βάση τα πιο πάνω αρμόδιος για να αποφασίζει για την κοινοποίηση/ επεξεργασία των αποτελεσμάτων των εισαγωγικών εξετάσεων ήταν τα πρόσωπα που είχαν οριστεί «υπεύθυνοι επεξεργασίας» και όχι η Υπηρεσία Εξετάσεων του Υπουργείου.
6. Σύμφωνα με τα όσα είχε αναφέρει σε προηγούμενη επιστολή του ο Πρόεδρος του Οργανισμού Νεολαίας με αρ. φακ. 51 και ημερομηνία 11/11/2004, η έκδοση της φοιτητικής ταυτότητας/ κάρτας νέων ανατέθηκε στον Οργανισμό κατόπιν σχετικής έγκρισης του Υπουργικού Συμβουλίου και δεν προβλέπει την υποχρεωτική έκδοση ταυτότητας/ κάρτας σε δικαιούχους. Στην ίδια επιστολή ο Πρόεδρος εξέφρασε την πρόθεση του Οργανισμού να ζητήσει από τα ακαδημαϊκά ιδρύματα όπως κατά την ακαδημαϊκή χρονιά 2005-2006 λαμβάνεται η συγκατάθεση των φοιτητών για την έκδοση της ταυτότητας/ κάρτας κατά την εγγραφή τους.
7. Στην επιστολή μου με ημερομηνία 23/11/2004 προς τη Γενική Διευθύντρια του Υπουργείου και τον Πρόεδρο του Οργανισμού Νεολαίας, είχα εκφράσει την άποψη ότι η φοιτητική ταυτότητα/ κάρτα νέων πρέπει να εκδίδεται αν ο ενδιαφερόμενος φοιτητής υποβάλει αίτηση ή ζητήσει την έκδοση της. Στην εν λόγω επιστολή εισηγήθηκα όπως ο Οργανισμός αναθεωρήσει τη πρακτική συλλογής των προσωπικών δεδομένων όλων των φοιτητών και όπως με τη καινούργια ακαδημαϊκή χρονιά 2005-2006 υιοθετήσει διαδικασία συλλογής δεδομένων για την έκδοση φοιτητικών ταυτοτήτων/ καρτών νέων μόνο σε φοιτητές που έχουν δώσει τη γραπτή συγκατάθεση τους για το σκοπό αυτό.
8. Σε σχετική επιστολή μου προς το Υπουργείο και τον Οργανισμό Νεολαίας, με ημερομηνία 04/08/2005 γίνεται αναφορά για την πρακτική που ακολουθείται για την έκδοση της φοιτητικής ταυτότητας/ κάρτας νέων <25 και συνοψίζεται η προηγούμενη αλληλογραφία που είχε το Γραφείο μου με τον Οργανισμό για το θέμα αυτό.
9. Παρόλο που σε προηγούμενη αλληλογραφία είχα ζητήσει από τον Οργανισμό να με ενημερώσει πριν την έναρξη της ακαδημαϊκής χρονιάς 2005-2006, για την διαδικασία που θα επέλεγε να υιοθετήσει για την έκδοση των ταυτοτήτων/ καρτών και παρόλο που στις 23/08/2005 και στις 11/11/2005 αποστάληκαν επιστολές για υπενθύμιση τόσο στο Υπουργείο όσο και στον Οργανισμό Νεολαίας, ουδέποτε έλαβα οποιαδήποτε απάντηση και δεν έτυχα οποιασδήποτε ενημέρωσης για το θέμα αυτό, ούτε από το Υπουργείο, ούτε από τον Οργανισμό.
10. Αντίθετα με τις υποδείξεις μου, όπως πληροφορούμαι από την επιστολή της Γενικής Διευθύντριας του Υπουργείου με ημερομηνία 14/11/2008, η Υπηρεσία Εξετάσεων του Υπουργείου συνεχίζει να αποστέλλει κατάλογο των επιτυχόντων σε εξετάσεις για εισαγωγή στα Ανώτερα και στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Κύπρου στον Οργανισμό Νεολαίας για σκοπούς έκδοσης της φοιτητικής ταυτότητας/ κάρτας νέων <25.
Και σύμφωνα με την εξουσία που μου παρέχει το άρθρο 23(γ) του Νόμου,
Συστήνω:
Όπως η Υπηρεσία Εξετάσεων του Υπουργείου Παιδείας και Πολιτισμού τερματίσει άμεσα την πρακτική κοινοποίησης του καταλόγου των επιτυχόντων σε εξετάσεις για εισαγωγή στα Ανώτερα και στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Κύπρου στον Οργανισμό Νεολαίας για σκοπούς έκδοσης της φοιτητικής ταυτότητας/ κάρτας νέων <25.
και καλώ τη Γενική Διευθύντρια του Υπουργείου όπως:
(α) Με ενημερώσει για τη συμμόρφωση των Υπηρεσιών/ Διευθύνσεων που υπάγονται στο Υπουργείο της εντός δύο εβδομάδων από τη λήψη της παρούσας επιστολής,
(β) Διευκρινίσει τη σχέση της Υπηρεσίας Εξετάσεων με τους υπεύθυνους επεξεργασίας του υπό αναφορά αρχείου,
(γ) Υποβάλει στο Γραφείο μου εντός δύο εβδομάδων από τη λήψη της παρούσας επιστολής συμπληρωμένο το σχετικό έντυπο Γνωστοποίησης στο οποίο να αναφέρονται οι μεταβολές που αφορούν τη σύσταση και λειτουργία του αρχείου αυτού.
Γούλλα Φράγκου
Επίτροπος Προστασίας
Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα
28 Ιανουαρίου 2009