Εnglish
Γραφείο Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα

Συνήθεις Ερωτήσεις | Χάρτης Πλοήγησης | Σύνδεσμοι | Επικοινωνία

Αναζήτηση:

Αναζήτηση
Οδηγίες

ΕκτύπωσηΕκτύπωση




ΟΔΗΓΙΕΣ (Αρ. 4/2017) προς τους υπεύθυνους επεξεργασίας (Υπουργεία / Τμήματα/ Υπηρεσίες) του Δημοσίου Τομέα και Οργανισμούς του ευρύτερου Δημόσιου Τομέα για την άσκηση του δικαιώματος πρόσβασης από τους εργοδοτούμενους ή υποψήφιους για εργοδότηση.



Αρ. Φακ.: 05.13.007


11 Οκτωβρίου 2017

ΟΔΗΓΙΕΣ (Αρ. 4/2017)

Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα προς
τους υπεύθυνους επεξεργασίας (Υπουργεία / Τμήματα/ Υπηρεσίες) του Δημοσίου Τομέα και Οργανισμούς του ευρύτερου Δημόσιου Τομέα για την άσκηση του δικαιώματος πρόσβασης από τους εργοδοτούμενους ή υποψήφιους για εργοδότηση


Με βάση τις εξουσίες που μου απονέμουν οι διατάξεις του άρθρου 23(1) του περί Επεξεργασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Προστασία του Ατόμου) Νόμου του 2001, Ν. 138(Ι)/2001, όπως τροποποιήθηκε, εφεξής «ο Νόμος» δυνάμει των οποίων –

«23.- Ο Επίτροπος έχει τις εξής αρμοδιότητες:

(α) Εκδίδει οδηγίες ως προς την ενιαία εφαρμογή των ρυθμίσεων που αφορούν την προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.».

Μέρος Α - Νομική βάση: Οι διατάξεις του άρθρου 12 του Νόμου το οποίο αφορά στην άσκηση του δικαιώματος πρόσβασης προνοούν τα ακόλουθα:

«12.-(1) Καθένας έχει δικαίωμα να γνωρίζει αν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που τον αφορούν, αποτελούν ή αποτέλεσαν αντικείμενο επεξεργασίας. Προς τούτο, ο υπεύθυνος
επεξεργασίας έχει υποχρέωση να του απαντήσει εγγράφως και να του παρέχει αντίγραφο με τα προσωπικά του δεδομένα κατόπιν σχετικού αιτήματος του υποκειμένου των δεδομένων, όπου αυτό δεν προϋποθέτει δυσανάλογη προσπάθεια.

(2) Το υποκείμενο των δεδομένων έχει δικαίωμα να ζητεί και να λαμβάνει από τον υπεύθυνο επεξεργασίας, χωρίς υπερβολική καθυστέρηση και δαπάνη-
(α) Πληροφορίες ως προς-

(i) Όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν, τα οποία έχουν υποστεί επεξεργασία καθώς και τις διαθέσιμες πληροφορίες σχετικά με την προέλευσή τους·

(ii) τους σκοπούς της επεξεργασίας, τους αποδέκτες ή τις κατηγορίες αποδεκτών, καθώς και τις κατηγορίες των δεδομένων που υπόκεινται ή θα υποστούν επεξεργασία·

(iii) την εξέλιξη της επεξεργασίας για το χρονικό διάστημα από την προηγούμενη ενημέρωση ή πληροφόρησή του·

(iv) τη λογική στην οποία στηρίζεται κάθε αυτοματοποιημένη επεξεργασία των δεδομένων τα οποία αναφέρονται σ’ αυτό, στις περιπτώσεις αποφάσεων που λαμβάνονται δυνάμει του άρθρου 16(1).

(β) Τη διόρθωση, διαγραφή ή κλείδωμα των δεδομένων των οποίων η επεξεργασία δεν έγινε σύμφωνα με τις διατάξεις του παρόντος Νόμου, ειδικότερα λόγω ανακριβειών ή ελλείψεων.

(γ) Την κοινοποίηση σε τρίτους στους οποίους έχουν ανακοινωθεί τα δεδομένα, κάθε διόρθωσης, διαγραφής ή κλειδώματος που γίνεται δυνάμει της παραγράφου (β), εκτός αν αυτό είναι αδύνατο ή συνεπάγεται δυσανάλογες προσπάθειες.

(3) Αν ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεν απαντήσει μέσα σε τέσσερις εβδομάδες από την υποβολή της αίτησης ή αν η απάντησή του δεν είναι ικανοποιητική, το υποκείμενο των δεδομένων έχει δικαίωμα να προσφύγει στον Επίτροπο.

(4) Με απόφαση του Επιτρόπου, ύστερα από αίτηση του υπευθύνου επεξεργασίας, η υποχρέωση πληροφόρησης σύμφωνα με τα εδάφια (1) και (2), δύναται να αρθεί, εν όλω ή εν μέρει, εφόσον η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα γίνεται για λόγους εθνικών αναγκών ή αναγκών εθνικής ασφάλειας της Δημοκρατίας ή για την πρόληψη, διερεύνηση, διακρίβωση και δίωξη ποινικών αδικημάτων ή για λόγους σημαντικού οικονομικού ή χρηματοοικονομικού συμφέροντος κράτους μέλους ή της Ευρωπαϊκής Ένωσης, συμπεριλαμβανομένων των νομισματικών, δημοσιονομικών και φορολογικών θεμάτων.

(5) Το δικαίωμα πρόσβασης μπορεί να ασκείται από το υποκείμενο των δεδομένων με τη συνδρομή ειδικού.

(6) Δεδομένα που αφορούν την υγεία γνωστοποιούνται στο υποκείμενο των δεδομένων μέσω ιατρού.

(7) Το δικαίωμα πρόσβασης ασκείται με την υποβολή της σχετικής αίτησης στον υπεύθυνο επεξεργασίας και την ταυτόχρονη καταβολή χρηματικού ποσού, το ύψος του οποίου, ο τρόπος καταβολής του και κάθε άλλο συναφές ζήτημα ρυθμίζονται με Κανονισμούς. Το ποσό αυτό επιστρέφεται στον αιτητή, αν το αίτημά του για διόρθωση ή διαγραφή των δεδομένων κριθεί βάσιμο είτε από τον υπεύθυνο επεξεργασίας είτε από τον Επίτροπο, σε περίπτωση προσφυγής του σε αυτόν. Στην τελευταία περίπτωση, ο υπεύθυνος επεξεργασίας έχει υποχρέωση να χορηγήσει στον αιτητή, χωρίς καθυστέρηση, δωρεάν και σε γλώσσα κατανοητή, αντίγραφο του διορθωμένου μέρους της επεξεργασίας που τον αφορά.».

Μέρος Β – Σκοπός και Πεδίο Εφαρμογής: Οι παρούσες Οδηγίες σκοπό έχουν την καθιέρωση ομοιόμορφων και ενιαίων διαδικασιών από τους υπεύθυνους επεξεργασίας του Δημοσίου και ευρύτερου Δημόσιου Τομέα για σκοπούς ικανοποίησης του δικαιώματος πρόσβασης των εργοδοτούμενων και υποψηφίων για εργοδότηση.


Μέρος Γ - ΟΔΗΓΙΕΣ /Ρυθμίσεις:

1. Το δικαίωμα πρόσβασης σύμφωνα με τις κατά καιρούς γνωματεύσεις της Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα μπορεί να αφορά σε αιτήματα των εργοδοτούμενων και υποψηφίων για εργοδότηση για να λάβουν πληροφορίες που αφορούν, μεταξύ άλλων, στις αξιολογήσεις, γνώμες/απόψεις/αναφορές/συστάσεις, εργασιακή συμπεριφορά, εργασιακή απόδοση, πρακτικά συνεντεύξεων, δεδομένου ότι αυτές αφορούν στο άτομό του. Οι γνώμες /αναφορές/συστάσεις από προϊσταμένους ή μέλη της Επιτροπής αξιολόγησης, Συμβουλευτικής Επιτροπής ή της Επιτροπής Δημόσιας Υπηρεσίας που αφορούν άμεσα στην εργασιακή συμπεριφορά και/ή απόδοση του υποκειμένου των δεδομένων (περιλαμβανομένης και της σειράς κατάταξής και της βαθμολογίας του) είτε για σκοπούς διορισμού, προαγωγής είτε για σκοπούς απλής αξιολόγησης, συνιστούν προσωπικά δεδομένα του αιτητή. Όλες οι ανωτέρω πληροφορίες μπορεί να είναι καταχωρισμένες σε έντυπη ή σε ηλεκτρονική μορφή ή σε συνδυασμό αμφότερων.

2. Έκαστος υπεύθυνος επεξεργασίας υπέχει υποχρέωση όπως καθιερώσει διαδικασία εντός του Οργανισμού και /ή Υπηρεσίας ή Τμήματός του με βάση την οποία να διευκολύνεται η ικανοποίηση των δικαιωμάτων πρόσβασης.

2.1 Για το σκοπό αυτό οφείλει να ορίσει κατάλληλα πρόσωπα με τέτοια επαγγελματικά προσόντα και χαρακτηριστικά ήθους και εχεμύθειας.

2.2 Το δικαίωμα πρόσβασης συνήθως ασκείται γραπτώς με σκοπό την απόδειξη της υποβολής του. Το λεκτικό είναι απλό και περιλαμβάνει αναφορά στο άρθρο 12 του Νόμου. Σε περίπτωση απόρριψης ή μη ικανοποίησης του δικαιώματος εντός 4 (τεσσάρων) εβδομάδων από την ημερ. της αποδεδειγμένης υποβολής του αιτήματος τότε ο αιτητής δύναται να προσφύγει στο Γραφείο μου. Η επιθεώρηση του προσωπικού φακέλου και η λήψη φωτοαντιγράφων από τον αιτητή θα πρέπει να καταγράφεται σε αρχείο το οποίο να περιλαμβάνει ημερομηνία ικανοποίησης, το γραπτό αίτημα αιτητή, και να φέρει την υπογραφή του.

2.3 Νοείται ότι, έκαστος υπεύθυνος επεξεργασίας υπέχει επίσης υποχρέωση να διασφαλίζει την ακεραιότητα και ασφάλεια των εγγράφων / πληροφοριών που είναι καταχωρισμένα στους Φακέλους, γι’αυτό, συστήνεται όπως η πρόσβαση οποιουδήποτε στον προσωπικό φάκελό του να γίνεται στο χώρο του Αρχείου και, όταν οι περιστάσεις το απαιτούν, στη διακριτική παρουσία αρμόδιου λειτουργού, ήτοι του λειτουργού εκείνου που εμπλέκεται με την αρχειακή διαχείριση των προσωπικών φακέλων.

2.4 Νοείται έτι περαιτέρω ότι εάν στον φάκελο υπάρχουν πληροφορίες που αφορούν σε τρίτα πρόσωπα, ο αρμόδιος λειτουργός φροντίζει ώστε αυτές να μην είναι προσβάσιμες στον υπάλληλο που επιθεωρεί τον προσωπικό του φάκελο.

2.5 Καταβολή τέλους: Το δικαίωμα αυτό ασκείται με την καταβολή €17.00 ως προβλέπεται από στους οικείους Κανονισμούς (Κ.Δ.Π. 538/2002). Ωστόσο η καταβολή του εν λόγω ποσού δεν συστήνεται για την άσκησή του από τους εργοδοτούμενους και /ή υπαλλήλους ενός Οργανισμού. Σε αυτό συνηγορεί και το νέο νομοθετικό πλαίσιο που τίθεται σε ισχύ με το νέο Γενικό Κανονισμό για την Προστασία των Δεδομένων, Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679, ο οποίος θα αντικαταστήσει το υφιστάμενο νομικό πλαίσιο και θα έχει καθολική ισχύ από την 25η Μαΐου 2018, σύμφωνα με τον οποίο η άσκηση του δικαιώματος πρόσβασης γίνεται ατελώς.


Μέρος Δ - Έναρξη ισχύος

Οι παρούσες Οδηγίες έχουν άμεση ισχύ από την ημερομηνία έκδοσης και /ή ανάρτησής τους στην ιστοσελίδα του Γραφείου μου.



Ειρήνη Λοϊζίδου Νικολαϊδου
Επίτροπος Προστασίας Δεδομένων
Προσωπικού Χαρακτήρα





Πίσω

  

©2003 - 2018 Κυπριακή Δημοκρατία,
Γραφείο Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα

Αρχική Σελίδα | Κυβερνητική Πύλη Διαδικτύου| Αποποίηση | Υπεύθυνος Σελίδας