Οδηγία που αφορά στην εξυπηρέτηση των φυσικών προσώπων (υποκειμένων των δεδομένων) μέσω τηλεφωνικής επικοινωνίας, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μέσω τηλεομοιότυπου από Δημόσιες Αρχές και Ιδιωτικούς Οργανισμούς
Με αφορμή πληροφορίες που έχω λάβει σχετικά με την αποκάλυψη και /ή κοινοποίηση προσωπικών δεδομένων, ιδίως μέσω τηλεφωνικής επικοινωνίας, σε τρίτα πρόσωπα άλλα από τους φορείς των προσωπικών δεδομένων, εκδίδω την παρούσα Ανακοίνωση και /ή Οδηγία με σκοπό να επιστήσω την προσοχή κάθε Δημόσιας Αρχής ή Ιδιωτικού Οργανισμού σχετικά με την εξυπηρέτηση φυσικών προσώπων μέσω τηλεφωνικής επικοινωνίας, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τηλεομοιότυπου.
Κάθε Δημόσια Αρχή ή Ιδιωτικός Οργανισμός έχει υποχρέωση να εφαρμόζει κατάλληλους μηχανισμούς και διαδικασίες ταυτοποίησης των φυσικών προσώπων στα οποία παρέχει πληροφορίες μέσω των πιο πάνω επικοινωνιών, οι οποίες περιλαμβάνουν προσωπικά δεδομένα.
Κάθε Δημόσια Αρχή ή Ιδιωτικός Οργανισμός πριν από την αποκάλυψη/ κοινοποίηση προσωπικών δεδομένων ένεκα δικής του πρωτοβουλίας μέσω των πιο πάνω επικοινωνιών οφείλει και έχει υποχρέωση να βεβαιούται ότι έχει τα ορθά στοιχεία επικοινωνίας του φυσικού προσώπου με το οποίο επιδιώκει την επικοινωνία.
Κάθε Δημόσια Αρχή ή Ιδιωτικός Οργανισμός πριν από την αποκάλυψη/ κοινοποίηση προσωπικών δεδομένων ένεκα πρωτοβουλίας του φυσικού προσώπου μέσω των πιο πάνω επικοινωνιών οφείλει και έχει υποχρέωση να προβαίνει σε επαλήθευση της ταυτότητας του φυσικού προσώπου και της τήρησης έγκυρων στοιχείων επικοινωνίας του.
Προτρέπονται όλες οι Δημόσιες Αρχές και Ιδιωτικοί Οργανισμοί, που προβαίνουν σε εξυπηρέτηση του κοινού, ιδίως μέσω των πιο πάνω επικοινωνιών όπου δεν απαιτείται η φυσική παρουσία των φυσικών προσώπων όπως:
1. εφαρμόζουν κατάλληλες διαδικασίες και μηχανισμούς επαλήθευσης της ταυτότητας των φυσικών προσώπων δικαιούχων των πληροφοριών πριν από την αποκάλυψη και /ή κοινοποίηση προσωπικών δεδομένων και,
2. τηρούν σχετικά αρχεία καταγραφής των εξυπηρετήσεων αυτών στο πλαίσιο και για τους σκοπούς της Αρχής της Λογοδοσίας με βάση τον Κανονισμό (ΕΕ)2016/679 για την προστασία των προσωπικών δεδομένων.
Ειρήνη Λοϊζίδου Νικολαϊδου
Επίτροπος Προστασίας Δεδομένων
Προσωπικού Χαρακτήρα
3 Ιουλίου 2018