Ομάδα έξι συνταξιούχων πολύτεκνων μάνων υπέβαλε επιστολή διαμαρτυρίας στον Υπουργό Οικονομικών με ημερομ. 26/1/2009, αναφορικά με την απευθείας αποκοπή της συνδρομής τους προς την Παγκύπρια Οργάνωση Πολυτέκνων (Π.Ο.Π.) από το επίδομα μάνας που λαμβάνουν από την Υπηρεσία Χορηγιών και Επιδομάτων του Υπουργείου Οικονομικών, καταγγέλλοντας και την παράνομη κοινοποίηση των προσωπικών δεδομένων τους από την Π.Ο.Π. στην Υπηρεσία Χορηγιών και Επιδομάτων. Η εν λόγω επιστολή κοινοποιήθηκε, μεταξύ άλλων, σε εμένα και με βάση τις αρμοδιότητες που μου παρέχει το άρθρο 23 των περί Επεξεργασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Προστασία του Ατόμου) Νόμων του 2001 και του 2003 προχώρησα στη διεξαγωγή αυτεπάγγελτης έρευνας.

2. Με επιστολές μου προς τον Πρόεδρο της Π.Ο.Π. και το Γενικό Διευθυντή του Υπουργείου Οικονομικών με ημερομ. 6/3/2009, ζήτησα να μου υποβάλουν τα σχόλια/απόψεις τους, αφού έκανα αναφορά στις ακόλουθες σχετικές διατάξεις του Νόμου:

2.1. Η συμμετοχή σε ένωση, σωματείο και συνδικαλιστική οργάνωση εμπίπτει στον όρο «ευαίσθητα δεδομένα», σύμφωνα με την ερμηνεία του όρου στο άρθρο 2.

2.2. Απαγορεύεται η συλλογή και επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων (εδάφιο (1) του άρθρου 6). Κατ’ εξαίρεση, επιτρέπεται η συλλογή και η επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων, όταν συντρέχουν μία ή περισσότερες από τις προϋποθέσεις του εδαφίου (2) του άρθρου 6, όπως όταν το υποκείμενο των δεδομένων έδωσε τη ρητή συγκατάθεση του και/ή όταν μη κερδοσκοπικός οργανισμός ανακοινώνει τα δεδομένα μελών του σε τρίτο με τη συγκατάθεση των υποκειμένων των δεδομένων.

2.3. «Συγκατάθεση» σημαίνει συγκατάθεση του υποκειμένου των δεδομένων, κάθε ελεύθερη, ρητή και ειδική δήλωση βουλήσεως, που εκφράζεται με τρόπο σαφή και εν πλήρη επίγνωση, και με την οποία το υποκείμενο των δεδομένων, αφού προηγουμένως ενημερωθεί, δέχεται να αποτελέσουν αντικείμενο επεξεργασίας τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν» (Ερμηνεία – άρθρο 2).

3. Ακολούθως, έλαβα απαντητικές επιστολές από τον Πρόεδρο της Π.Ο.Π. με ημερομηνία 13/04/2009 και από το Γενικό Διευθυντή του Υπουργείου Οικονομικών με Αρ. Φακ. 18.03.002(ΥΧΕ) και ημερομηνία 24/4/2009, από το περιεχόμενο των οποίων επιβεβαιώθηκε η εκ πρώτης όψεως κατ’ επανάληψη παράνομη κοινοποίηση προσωπικών δεδομένων μελών της Π.Ο.Π. προς την Υπηρεσία Χορηγιών και Επιδομάτων του Υπουργείου Οικονομικών.

4. Συγκεκριμένα, από το περιεχόμενο της επιστολής της Π.Ο.Π., φαίνεται ότι απέστειλε επιστολή σε όλα τα μέλη της και τα ενημέρωσε ότι κατόπιν συμφωνίας της με την Υπηρεσία Χορηγιών και Επιδομάτων του Υπουργείου Οικονομικών θα γίνεται αυτόματη αποκοπή της ετήσιας συνδρομής τους από τα επιδόματα τέκνου και μάνας και όποιο μέλος δεν επιθυμούσε την εν λόγω αυτόματη αποκοπή όφειλε να κοινοποιήσει την αρνητική απάντηση του στα κεντρικά γραφεία της Οργάνωσης. Ακολούθως η Π.Ο.Π. κοινοποίησε τα προσωπικά δεδομένα των μελών της στο Υπουργείο Οικονομικών, ακόμα και μελών της τα οποία δεν απάντησαν ούτε θετικά ούτε αρνητικά. Τα μέλη της Παγκύπριας Οργάνωσης Πολυτέκνων (Π.Ο.Π.), που είτε δεν έλαβαν τη σχετική επιστολή από την οργάνωση λόγω αλλαγής του τόπου διαμονής τους ή απουσίας τους εκτός του τόπου διαμονής τους, είτε την έλαβαν αλλά δεν απάντησαν καθόλου λόγω κωλύματος ή αμέλειας, είτε την έλαβαν αλλά δεν επιθυμούσαν να απαντήσουν/αλληλογραφήσουν, θεωρήθηκε ότι αποδέχονται την αυτόματη αποκοπή της συνδρομής τους στην Π.Ο.Π., χωρίς να δώσουν τη ρητή συγκατάθεση τους για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων τους, αφού είτε δεν ενημερώθηκαν καθόλου (αν δεν έλαβαν την επιστολή), είτε ενημερώθηκαν πλημμελώς (χωρίς να τους εξηγηθεί ξεκάθαρα ότι θα δοθούν τα δεδομένα τους σε τρίτο), και οπωσδήποτε χωρίς να εκφράσουν με τρόπο σαφή τη συγκατάθεση τους.

5. Επίσης, από την πιο πάνω επιστολή του Γενικού Διευθυντή του Υπουργείου Οικονομικών, πληροφορήθηκα ότι τον Ιανουάριο του 2007, το Φεβρουάριο του 2007 και τον Ιανουάριο του 2008, του κοινοποιήθηκε κατάλογος με το ονοματεπώνυμο και τον αριθμό ταυτότητας των μελών της Π.Ο.Π. που δήλωσαν ότι δεν αποδέχονται την αποκοπή της συνδρομής τους από το επίδομα μάνας.

6. Η δικαιολογία ότι τα δεδομένα βρίσκονταν ήδη στο αρχείο της Υπηρεσία Χορηγιών και Επιδομάτων του Υπουργείου Οικονομικών δεν ευσταθεί, γιατί η ιδιότητα μέλους της Π.Ο.Π. δεν βρισκόταν στο εν λόγω αρχείο.

7. Η ενημέρωση των υποκειμένων των δεδομένων στην «Αίτηση για Εγγραφή Μέλους» ότι «η ΠΟΠ τηρεί Αρχείο Προσωπικών Δεδομένων, τα στοιχεία του οποίου χρησιμοποιεί για την διεκπεραίωση των εργασιών της», δεν μπορεί να θεωρηθεί ως ενημέρωση των υποκειμένων των δεδομένων ότι τα δεδομένα τους θα κοινοποιηθούν σε τρίτο.

8. Επιπλέον, η ενημέρωση όσων μελών της Π.Ο.Π. έλαβαν την επιστολή ημερομηνίας 27/11/2006, ότι επιτεύχθηκε συμφωνία της Οργάνωσης με την Υπηρεσία Χορηγιών και Επιδομάτων του Υπουργείου Οικονομικών για την απευθείας αποκοπή της συνδρομής των από το επίδομα τέκνου και μάνας, είναι αμφίβολο αν συνιστά ικανοποιητική ενημέρωση τους ότι για το σκοπό αυτό θα κοινοποιηθούν δεδομένα τους στην εν λόγω Υπηρεσία. Ούτε μπορεί να λεχθεί μετά βεβαιότητας ότι η μη αποστολή της δήλωσης αντίρρησης για αποκοπή συνιστά ρητή και ειδική δήλωση βουλήσεως που εκφράστηκε με τρόπο σαφή και εν πλήρη επίγνωση για αποδοχή της κοινοποίησης των δεδομένων τους σε τρίτο.

9. Σε συνάντηση μου με τον Πρόεδρο, τον Αντιπρόεδρο, τον Οργανωτικό Γραμματέα, το Νομικό Σύμβουλο και τον Α΄ Λειτουργό της Π.Ο.Π., που έγινε κατόπιν δικής τους επιθυμίας στις 28/5/2009 στο Γραφείο μου, μου ανέφεραν ότι αρχικά έδωσαν ολόκληρο τον κατάλογο των μελών τους στην Υπηρεσία Χορηγιών και Επιδομάτων, αλλά τώρα αποστέλλουν μόνο τον κατάλογο των μελών τους που δε διαμαρτυρήθηκαν.

10. Ετοίμασαν έντυπο γραπτής εξουσιοδότησης την οποία υπογράφουν τα νέα μέλη της Π.Ο.Π., με την οποία δίνουν τη συγκατάθεση τους για κοινοποίηση των προσωπικών δεδομένων τους στην Υπηρεσία Χορηγιών και Επιδομάτων για αυτόματη αποκοπή της συνδρομής τους.

11. Διευκρίνισαν ότι εγγράφονται μέλη και λαμβάνουν ταυτότητα της Οργάνωσης και όσοι δεν υπογράφουν την εν λόγω συγκατάθεση.

12. Διαβεβαίωσαν ότι θα διαγράψουν από τον κατάλογο που στέλλουν στην Υπηρεσία Χορηγιών και Επιδομάτων τα μέλη τους που υπέβαλαν παράπονο στον Υπουργό Οικονομικών και όποια άλλα μέλη τους δεν αποδέχονται την κοινοποίηση των προσωπικών τους δεδομένων στην Υπηρεσία Χορηγιών και Επιδομάτων.

13. Υποσχέθηκαν ότι εντός ολίγων ημερών θα υποβάλουν τη σχετική Γνωστοποίηση σύστασης και λειτουργίας αρχείου / έναρξης επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων των μελών τους στο Γραφείο μου.

14. Στη συνέχεια, η Παγκύπρια Οργάνωση Πολυτέκνων με πληροφόρησε με επιστολή της ημερομηνίας 2/6/2009, ότι τουλάχιστον πέντε από τις έξι παραπονούμενες είναι μέλη της Οργάνωσης, ενώ για την άλλη παραπονούμενη δεν έχει επαρκής πληροφορίες για εντοπισμό και ταύτιση της με το Μητρώο μελών της Οργάνωσης.

15. Καταλήγοντας διαπιστώνω ότι η κατ’ επανάληψη κοινοποίηση ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων μελών της Π.Ο.Π. σε τρίτο, την Υπηρεσία Χορηγιών και Επιδομάτων του Υπουργείου Οικονομικών, χωρίς να δώσουν τα μέλη της Π.Ο.Π. τη ρητή συγκατάθεση τους ή να συντρέχει οποιαδήποτε άλλη προϋπόθεση του εδαφίου (2) του άρθρου 6 του Νόμου η οποία κατ’ εξαίρεση να επιτρέπει την εν λόγω απαγορευμένη επεξεργασία, καθιστά την εν λόγω επεξεργασία παράνομη και συνεπώς η Π.Ο.Π. διέπραξε παράβαση της εκ του άρθρου 4(1)(α) του Νόμου υποχρέωσης της ως υπεύθυνου επεξεργασίας να διασφαλίζει ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα υφίστανται θεμιτή και νόμιμη επεξεργασία.

16. Επίσης, διαπιστώνω ότι η Π.Ο.Π. δεν υπέβαλε σχετική Γνωστοποίηση σύστασης και λειτουργίας αρχείου ή έναρξης επεξεργασίας στο Γραφείο μου, ως όφειλε εκ του άρθρου 7(1)(2) του Νόμου.

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας απαλλάσσεται από την υποχρέωση Γνωστοποίησης του εδαφίου (1), όταν η επεξεργασία γίνεται από ίδρυμα ,σωματείο ή εταιρεία και αφορά δεδομένα των μελών τους, εφόσον τα μέλη αυτά έχουν δώσει τη συγκατάθεση τους και τα δεδομένα δε διαβιβάζονται ούτε κοινοποιούνται σε τρίτους (άρθρο 7(6)(γ) του Νόμου).

17. Έχοντας υπόψη όλα όσα αναφέρθηκαν πιο πάνω και ιδιαίτερα τις παραβιάσεις του Νόμου που εκτίθενται στις παραγράφους 15 και 16, καθώς και την προθυμία της Π.Ο.Π. να συμμορφωθεί με τις οικίες διατάξεις της νομοθεσίας, αποφάσισα ότι δεν ενδείκνυται η επιβολή οποιασδήποτε διοικητικής κύρωσης για την παράβαση που αναφέρεται στην παράγραφο 15 και ότι, για την παράλειψη υποβολής της υπό του Νόμου προβλεπόμενης Γνωστοποίησης σύστασης και λειτουργίας αρχείου/έναρξης επεξεργασίας δίδεται με βάση το άρθρο 25(1)(α) του Νόμου αποκλειστική προθεσμία ενός μηνός για να το πράξει.

Γούλλα Φράγκου
Επίτροπος Προστασίας Δεδομένων
Προσωπικού Χαρακτήρα

11 Σεπτεμβρίου 2009