Το σύστημα IMI είναι ένα ασφαλές διαδικτυακό εργαλείο το οποίο διευκολύνει την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ Δημόσιων Διοικητικών Αρχών στον Ευρωπαϊκό Οικονομικό Χώρο και τα Ευρωπαϊκά ιδρύματα και σώματα που συμμετέχουν στην πρακτική εφαρμογή της Ευρωπαϊκής νομοθεσίας.
Τα ακόλουθα άρθρα του ΓΚΠΔ τυγχάνουν χειρισμού μέσω του συστήματος IMI:
· Άρθρο 56 - Αρμοδιότητα της επικεφαλής εποπτικής αρχής
· Άρθρο 60 - Συνεργασία μεταξύ της επικεφαλής εποπτικής αρχής (ΕΕΑ) και των άλλων ενδιαφερόμενων εποπτικών αρχών
· Άρθρο 61 - Αμοιβαία συνδρομή
· Άρθρο 62 - Κοινές επιχειρήσεις εποπτικών αρχών
· Άρθρο 64 - Γνώμη του Συμβουλίου Προστασίας Δεδομένων
· Άρθρο 65 - Επίλυση διαφορών από το Συμβούλιο Προστασίας Δεδομένων
· Άρθρο 66 - Επείγουσα διαδικασία
Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα:
Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στο σύστημα IMI, κατά κανόνα παραμένουν διαθέσιμα μέχρι 6 μήνες από την επίσημη ολοκλήρωση της υπόθεσης ή της ροής της διαδικασίας διοικητικής συνεργασίας. Μετά τους 6 μήνες από την ολοκλήρωση, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα καθίστανται μη διαθέσιμα/ορατά στους χρήστες του συστήματος (στους χρήστες των εποπτικών αρχών) αλλά παραμένουν προσβάσιμα από του διαχειριστές του συστήματος. Παρέχεται μεγαλύτερο χρονικό διάστημα πρόσβασης στα δεδομένα για τις δεσμευτικές πράξεις της Ένωσης που απαριθμούνται στο παράρτημα του Κανονισμού (ΕΕ) 1024/2012, όπου τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στο σύστημα διατηρούνται μέχρι 18 μήνες μετά την ολοκλήρωση της υπόθεσης (αλλά δεν είναι διαθέσιμα στους χρήστες). Κατά το διάστημα αυτό μπορεί να υποβληθεί αίτημα για πρόσβαση στα δεδομένα εάν απαιτείται, το οποίο όμως θα πρέπει να αιτιολογείται πλήρως. Με βάση το άρθρο 14 του Κανονισμού, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαγράφονται 3 χρόνια μετά την επίσημη ολοκλήρωση της υπόθεσης.
Κατά κανόνα, και όπου είναι δυνατόν, πρέπει να αποφεύγεται η καταχώριση προσωπικών δεδομένων στο ΙΜΙ. Κάθε πεδίο το οποίο επισημαίνεται με θαυμαστικό (!) τυγχάνει μεταχείρισης ως πεδίο προσωπικών δεδομένων. Το σύστημα IMI καταγράφει αυτόματα ποιος χρήστης επιβεβαίωσε την πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα εκ μέρους της αρχής.