Ο καθηγητής του Πανεπιστημίου Κύπρου Χ υπέβαλε παράπονο στην Επίτροπο, το Σεπτέμβριο του 2009, ότι η Ψ απέστειλε με φαξ στο δικηγόρο Β (ο οποίος υπέβαλε μήνυση εναντίον του), δύο σημειώματα, τα οποία περιέχουν πληροφορίες που τον αφορούν, χωρίς να έχει δώσει την έγκριση του και χωρίς να ενημερωθεί σχετικά. Επιπλέον, ο παραπονούμενος ανέφερε ότι τα εν λόγω σημειώματα βρίσκονταν στο αρχείο Τμήματος του Πανεπιστημίου Κύπρου, από όπου αποσπάστηκαν παράνομα. Ο παραπονούμενος διαβίβασε κατά την υποβολή του παραπόνου του αντίγραφα της μήνυσης, καθώς και των εν λόγω σημειωμάτων, στα οποία υπάρχει σφραγίδα του Τμήματος του Πανεπιστημίου και ένδειξη αποστολέα φαξ.
Ο Πρύτανης του Πανεπιστημίου Κύπρου μας πληροφόρησε ότι τα πρωτότυπα σημειώματα-καταγγελίες διατηρούνται στο αρχείο του Τμήματος του Πανεπιστημίου Κύπρου, χωρίς σημείο αποστολής φαξ. Από 9/5/2008 και μετά κανένα μέλος του προσωπικού του Πανεπιστημίου δε ζήτησε τα εν λόγω έγγραφα, ούτε υποβλήθηκε οποιοδήποτε αίτημα από δικηγόρο σε σχέση με τα εν λόγω έγγραφα, ούτε αποστάληκαν σε δικηγόρο, ούτε έχουν σταλεί από άλλη υπηρεσία του Πανεπιστημίου Κύπρου. Ο αριθμός του φαξ ο οποίος υπάρχει πάνω στα έγγραφα που κατατέθηκαν ως τεκμήρια σε μήνυση δεν ήταν υπηρεσιακός αριθμός του Πανεπιστημίου Κύπρου και τέλος ότι η Ψ διετέλεσε Πρόεδρος Τμήματος του Πανεπιστημίου.
Ο δικηγόρος της Ψ ισχυρίστηκε ότι δεν υπάρχουν στοιχεία που να τεκμηριώνουν είτε την κατοχή των εν λόγω εγγράφων από την πελάτισσα του, ούτε υπάρχει ανεξάρτητη μαρτυρία που να επιβεβαιώνει την καταγγελία και ότι η Ψ διατηρεί στην κατοχή της οιαδήποτε έγγραφα για προσωπικούς σκοπούς. Επιπλέον, ισχυρίστηκε ότι πουθενά στο βασικό Νόμο ή στους Κανονισμούς του Πανεπιστημίου Κύπρου δεν αναφέρεται ή υπονοείται ότι απαγορεύεται σε αξιωματούχο του Πανεπιστημίου να κατέχει ή να κάνει χρήση εγγράφων/ αντιγράφων τα οποία συνέταξε ο ίδιος και αφορούν σοβαρά, κατά την κρίση του, ζητήματα τα οποία χειρίστηκε ο ίδιος, είτε τον αφορούν προσωπικώς και του είναι απαραίτητα για τη διασφάλιση της ακαδημαϊκής, επιστημονικής και ηθικής του υπόστασης έναντι οιουδήποτε και έναντι ενέργειας εναντίον του.
Από τα γεγονότα που έθεσαν ενώπιον της Επιτρόπου το Πανεπιστήμιο Κύπρου και η Ψ μέσω του δικηγόρου της προέκυψε ότι το Πανεπιστήμιο Κύπρου δε διαθέτει γραπτή πολιτική που να επεξηγεί στους υπαλλήλους, περιλαμβανομένου του ακαδημαϊκού προσωπικού, τον τρόπο χειρισμού των προσωπικών δεδομένων. Στην ανυπαρξία γραπτής πολιτικής ο δικηγόρος της Ψ ισχυρίστηκε ότι δεν υπάρχει απαγόρευση και οι ακαδημαϊκοί μπορούν να λαμβάνουν και να διατηρούν αντίγραφα από αρχεία του Πανεπιστημίου, ενώ ο Πρύτανης ζήτησε γνωμάτευση από το Νομικό Σύμβουλο του Πανεπιστημίου για να καταλήξει ο τελευταίος, μετά από μελέτη, στην κατά την άποψη του κρατούσα ερμηνεία ότι απαγορεύεται να κατέχουν αντίγραφα υπηρεσιακών εγγράφων.
Ο Πρύτανης του Πανεπιστημίου Κύπρου με επιστολή του ανέφερε ότι η κοινοποίηση των σημειωμάτων με περιεχόμενο που αφορούσε τον καταγγέλλοντα έγινε από το προσωπικό τηλεομοιότυπο της Ψ και όχι από υπηρεσιακό τηλεομοιότυπο του Πανεπιστημίου Κύπρου. Η πρακτική του Πανεπιστημίου Κύπρου είναι να μη δίδονται αντίγραφα και να μην κοινοποιούνται σε τρίτους τα σημειώματα που τηρούνται για υπηρεσιακούς σκοπούς, παρά μόνο σύμφωνα με τη νομοθεσία. Χωρίς δηλαδή να έχει υποβληθεί αίτημα προς τον υπεύθυνο επεξεργασίας του Πανεπιστημίου Κύπρου βρέθηκαν αντίγραφα υπηρεσιακών εγγράφων του Πανεπιστημίου στην κατοχή δικηγόρου, ο οποίος τα παρουσίασε ενώπιον δικαστηρίου.
Ο Πρύτανης του Πανεπιστημίου ανέφερε, περαιτέρω, ότι παρόλον που στην παρούσα περίπτωση η επεξεργασία έγινε εν αγνοία του Πανεπιστημίου Κύπρου και από πρόσωπο που δεν ενεργούσε στα πλαίσια αρμοδιοτήτων που του ανατέθηκαν από το Πανεπιστήμιο, εντούτοις, λαμβάνοντας υπόψη το σκοπό για τον οποίο έγινε η επεξεργασία (διαβίβαση των Σημειωμάτων προς δικηγόρο για καταχώρηση μήνυσης) η επεξεργασία θα μπορούσε να ήταν καθόλα νόμιμη αν ο δικηγόρος ζητούσε τα εν λόγω έγγραφα από τον υπεύθυνο επεξεργασίας του Πανεπιστημίου Κύπρου και αυτός τα παραχωρούσε κρίνοντας νόμιμη την παραχώρηση τους για τον πιο πάνω σκοπό βάσει του άρθρου 6(2)(ε) του Νόμου 138(Ι)/2001. Εν πάση περιπτώσει, ο Πρύτανης δεσμεύτηκε ότι επρόκειτο να συνταχθεί σχετική εγκύκλιος από τα αρμόδια όργανα του Πανεπιστημίου Κύπρου.
Αφού η Επίτροπος έλαβε υπόψη τις απόψεις του Πρύτανη του Πανεπιστημίου Κύπρου, και ιδιαίτερα της δέσμευσης του ότι θα συνταχθεί σχετική εγκύκλιος αποφάσισε να επιβάλει στον Πρύτανη του Πανεπιστημίου Κύπρου, υπό την ιδιότητα του ως υπεύθυνου επεξεργασίας αρχείου, τη χρηματική ποινή των €1000 για την παράβαση της εκ του άρθρου 10 του Νόμου 138(Ι)/2001 υποχρέωσης του για λήψη των κατάλληλων μέτρων για την ασφάλεια και προστασία των δεδομένων.
Ο παραπονούμενος ζήτησε να διερευνηθεί η καταγγελία του για παραβίαση της νομοθεσίας περί προστασίας των προσωπικών δεδομένων, για τυχόν διάπραξη πειθαρχικών αδικημάτων όσο και για τυχόν διάπραξη ποινικών αδικημάτων από μέλη του ακαδημαϊκού προσωπικού του Πανεπιστημίου Κύπρου. Η Επίτροπος διαβίβασε την καταγγελία του παραπονούμενου στην Αστυνομία, η οποία έχει αρμοδιότητα να διερευνήσει το ενδεχόμενο διάπραξης ποινικών αδικημάτων, με βάση την αρμοδιότητα που της παρέχει το άρθρο 23(ε) του Νόμου 138(Ι)/2001. Εναπόκειται τέλος στα αρμόδια όργανα του Πανεπιστημίου να επιληφθούν της καταγγελίας του για το ενδεχόμενο διάπραξης πειθαρχικών αδικημάτων.